与桌面系统的部署相比较，会议室在设备配置、系统调试、环境要求等各个方面都有着更为严格的要求，通过设备、系统、环境之间的良好配合，能够带给用户高质量的音视频交流享受。
　　从系统部署和设备配置方面考虑，会议室部署细节包括环境设计、视频输入输出、音频输入输出等几个部分。
　　环境设计
　　在会议室设计中，为使视频会议达到一个良好的效果，会议室的环境设计是一个非常重要的环节，会议室除了提供参加会议人员舒适的开会环境外，还要逼真反映现场的人物和景物等，使与会者有一种身临其境的感受，因此在环境设置方面，应考虑以下因素:
　　●结构布置:会议室净高最好大于3米，长宽比例控制为3∶2。
　　●温度及湿度:会议室内的温度、湿度应适宜，通常应设定为18～25摄氏度，60%～80%的湿度，并保证室内空气新鲜。
　　●噪声控制及声学处理:对于声学处理，应考虑以下因素:频率特性控制、回声控制及噪声控制。频率和回声控制，可通过控制室的调音台，用增设的优质功率放大器，控制高、中、低音;并可通过扬声器环绕放置会场四周，使与会者有身临其境的感觉。噪声控制主要是隔音与吸音效果控制，隔音主要是指选用双层窗户隔离外界噪音，将一些电器设备的主要部件安装在控制室，以避免电感性电气设备噪音;吸音指室内应铺地毯、吊天花板，会议室四周墙壁不宜太光滑，最好装有隔音材料并用软布包装，保证室内噪音小于40分贝。麦克风与音箱应保持合适距离及方向，降低会议室的回声以形成良好的开会环境。
　　●色调与色彩:会场四周的景物色彩、桌椅颜色等，一般不宜采用“白色”和“黑色”等色调，这两种颜色会对人体产生“反光”和“吸光”的不良效应。所以墙壁四周、桌椅等宜采用浅色调。对摄像背景(被摄人物背后的墙)不宜挂有山水画等景物，否则将增加摄像对象的信息量及网络流量，不利于图像质量的提高。
　　●光源及照度:会议室的光源及照度是会议室的基本必要条件。一般的摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光偏高会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像;另一方面，会议的召开时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样，因此会议室应尽量避免采用自然光源，而应采用人工光源，且所有的窗户都应采用窗帘遮挡。在使用人工光源时，应选择冷光源，诸如“三基色灯”(R、G、B)效果最佳。
　　视频设备
　　●视频输入设备
　　常用的视频输入设备主要有数码摄像头和模拟摄像头，一般在桌面级别的应用中推荐使用数码摄像头。数码摄像头价格相对比较便宜、易于携带，但在焦距调整、广角、光线补偿、云台转动、遥控及远端控制等方面功能非常薄弱，因此不适合在会议室级别中应用。在这种应用中推荐使用模拟摄像头+采集卡的组合。
　　模拟摄像头的种类较多，从几百元的监控摄像头到上万元的专业摄像机等，在这些品类纷繁、性价各异的产品中，注意选择较好性价比的产品。
　　●视频输出设备
　　作为会议室级别的应用，视频输出设备通常选用高清晰度电视、背投或投影仪等设备，以提供给用户清晰、逼真、舒适的视觉感受。当用户采用电视机、背投作为输出设备时，会议室终端PC设备的显卡必须带有视频输出或S端子/DVI输出，通过视频线或者S端子线连接到电视机上。
　　音频设备
　　会议室应用中常常遇到的一个问题就是因为对声音问题处理不够完善而给会议效果带来的负面影响，如啸声、自激、回音、噪音等，而这些问题的产生可能涉及到较多环节，包括环境、声卡、音频输入输出设备等。
　　●声卡的选择和设置
　　视频会议系统的应用对客户端声卡的全双工性能要求较高，而目前大量使用的PC机的声卡一般都是主板集成声卡，这种声卡有时会存在因本身设计或制作工艺等问题而引起的线路串扰(即当同时有输入和输出信号的时候，相互之间会产生干扰)，这种串扰会带来噪音、啸声、回音等现象，严重影响会议的正常进行(这种现象在平时用该声卡听音乐或者录音等过程中是很难发现的，因为这些操作更多是单工的过程)，因此对于会议室级别的设备，建议更换为独立声卡以保证音质和音效。
　　●音频设备的选择
　　音频设备包括采音设备、放音设备和调音台、反馈抑制器等处理设备。
　　采音系统可能带来的影响主要包括麦克风与音箱形成的啸声干扰和系统回声干扰。啸声干扰主要是因为音箱的噪音被麦克风吸收后发出的啸声，可以通过调整麦克方向或音箱音量来进行调整。系统回声干扰是因为系统声音被反复回收而引起的，假设有A、B、C三个点参加视频会议，均处于发言状态，并且均通过音箱进行放音，则可能会有如下情况:A发言时，B、C均通过音箱播放出来，因为会场吸音效果并不好，所以音箱播放出来的A的声音被B、C的麦克又吸收了进去，这样A可能会听到从B、C两个远端回传回来的自己的声音，形成了系统回声，整个系统的声音效果会变得极差，可见，采音系统的缺陷会给整个视频会议系统的声音带来比较严重的影响。
　　对于会议室的音响系统，一方面需要将本会场的发言人的声音播放出来，同时也需要将会议系统中的远端声音播放出来。因此，音响系统对会议声音的影响主要表现在可能因会场调音台的质量问题而造成不清晰、或者干扰较大等影响。建议应尽量选择较好的线材以及调音设备来保证系统声音的质量。
　　●对会议室回音的处理
　　硬件处理方法
　　反馈抑制器是解决会议室级别应用中回音问题的一种常见设备，其品种较多，价格从几百元到几万元不等，解决效果和产品本身性能、专业调试经验以及产生回音的复杂程度非常相关，如果会议室中已经配备了较专业的调音台、均衡器等，则配合使用效果更佳。
　　根据用户的应用环境不同，可选用不同的硬件设备，一般的应用中选用带回音抑制功能的均衡器也能达到回音抑制的效果，同时可配备单独的反馈抑制设备。
　　会议室部署建议
　　根据会议室大小不同，可分为中大型会议室和小型会议室两种典型的会场。
　　中大型会议室约在150～250平米，一般为教室型布局，即主要人员和领导在主席台就座，参会人员在台下就坐，这种情况的布局和设备放置的情况如图所示。
　　根据用户的需求，大型会议室在某些情况下也会按照圆桌会议的形式进行布局。小会议室面积约为40～80平米左右，会议室为圆桌型布局。